ЭДО для селлера: зачем нужен и как подключить

ЭДО для селлера — уже не опция: через электронный документооборот проходят документы маркированного товара, акты и отчёты с площадками, накладные от поставщиков. Разбираем, зачем он нужен и как подключить без лишних сложностей.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — обмен юридически значимыми документами в электронном виде, подписанными квалифицированной электронной подписью. Такие документы имеют ту же силу, что и бумажные с подписью и печатью. Обмен идёт через операторов ЭДО — компании, которые передают документы между участниками.

Зачем ЭДО селлеру

Что такое УПД и когда он нужен, рассказано в статье об УПД для селлера. Как площадки работают с документами, указано в оферте — см. об оферте маркетплейса.

Как подключить ЭДО

1. Получите КЭП на руководителя организации или ИП. Если документы будут подписывать сотрудники, им понадобится своя подпись и доверенность — уточните актуальные требования к машиночитаемым доверенностям.
2. Выберите оператора ЭДО из числа операторов, работающих по требованиям ФНС.
3. Зарегистрируйтесь у оператора с помощью подписи и заключите договор.
4. Настройте роуминг с контрагентами, которые работают у других операторов.
5. Укажите оператора там, где это требуется: в кабинете маркетплейса, в системе маркировки, для поставщиков.

Если вы регистрируетесь в системе маркировки, ЭДО — один из обязательных шагов: см. как зарегистрироваться в «Честном знаке».

Как выбрать оператора

• есть ли бесплатный тариф или пакет входящих документов — для маленького продавца это важно;
• сколько стоят исходящие документы и как считается пакет;
• работает ли роуминг с вашими контрагентами и площадками;
• есть ли интеграция с вашей учётной системой;
• поддержка работы с маркированным товаром;
• скорость и качество поддержки.

Многие селлеры выбирают оператора, которым уже пользуются их основные поставщики, — так меньше проблем с роумингом. Учёт документов стоит увязать с бухгалтерией — см. о бухгалтерии селлера.

Требования к электронным подписям, доверенностям и документообороту периодически меняются. Уточните актуальный порядок у бухгалтера и оператора ЭДО.

Частые ошибки

• не подписывают входящие УПД вовремя — у маркированного товара «зависает» передача кодов;
• не настроен роуминг, и документы поставщика не доходят;
• подпись истекла, а новую не выпустили заранее;
• сотрудник подписывает без оформленной доверенности.

Условный пример: продавец обуви получил партию, но не подписал УПД от поставщика в ЭДО. Коды так и остались за поставщиком, и склад маркетплейса не принял товар. После подписания документа поставку приняли.

Документы — одна часть работы, вторая — физическая подготовка товара. Нанесение кодов и подготовку поставок может взять на себя наш фулфилмент; остальные возможности — на странице всех услуг.

Частые вопросы